Dans un contexte de prédominance de la technologie numérique, les événements d'entreprise sont une occasion pour les collaborateurs de développer de véritables connexions, au-delà de la dimension professionnelle. En conséquence, l'organisation de tels événements est devenue plus importante que jamais. Si c’est pour vous la première fois que vous en planifiez, vous ne saurez probablement pas par où commencer. Des éléments essentiels risquent d’échapper à l’esprit d’un organisateur débutant.
Une organisation adaptée à vos propres objectifs
Dès lors que vous avez décidé d'organiser un événement, la première étape consistera à définir vos objectifs. Commencez par vous interroger sur la raison de votre événement et sur ce que vous en attendez. Une fois vos objectifs et attentes identifiés, il est temps de définir le type l'événement qui convient le mieux. Une agence évenementiel paris expérimentée vous dira qu’au lieu de considérer un simple événement d'entreprise, il vaut mieux penser comme si vous offrez une expérience engageante. La collaboration avec des experts du secteur est essentielle pour donner vie à votre vision de l'événement. Les planificateurs professionnels se tiennent au courant des dernières tendances et technologies à leur disposition. Non seulement ils veillent à ce que tous les aspects techniques soient pris en charge, mais ils agissent aussi comme fil conducteur dans votre campagne globale.
Impliquer des experts dès le départ permet de partager une vue d'ensemble de la campagne et de la place de cet événement. De plus, une telle collaboration sera un bon support pour vos équipes de communication événementielle, de leadership et de marketing. Votre partenaire en planification peut vous aider à connecter plusieurs événements consécutifs, avec une stratégie commune ou liée, afin d'obtenir un résultat amplifié.
Evénementiel entreprise : définir votre public cible
Une autre partie importante dans l’organisation d un évènement consiste à définir votre public cible. S'agit-il de dirigeants, de gestionnaires, de clients de longue date, de partenaires commerciaux, ou de membres de la communauté ? Vous ne pourrez adapter le programme par rapport à des intérêts et des besoins qu’après avoir désigné votre public.
La détermination du nombre d’invités est une étape stressante, mais il vaut toujours mieux inviter trop de gens qu’en oublier certains. Dans la plupart des cas, avoir trop de monde ne va pas vraiment gâcher un événement, à condition de prévoir un espace et une structure d’accueil appropriés. S’il y a plus de personnes qu’il n’en faut, ce sera aussi un excellent marketing. Vous êtes sûr de créer un buzz le lendemain, et cela ajoutera à l'anticipation de votre prochain événement.
Chaque personne qui participe à l'événement est un ambassadeur potentiel de votre marque ou un porte-parole du bouche-à-oreille pour votre entreprise. Il est primordial d'avoir un impact significatif sur l'expérience des clients en évitant de négliger le moindre détail que chaque participant serait susceptible d’apprécier.
Définition du budget : conserver le réalisme
Vous devez fixer à l’avance le montant que vous pouvez investir pour pouvoir déterminer le type d'événement que vous pouvez produire. N’importe quelle agence évenementiel paris vous le confirmera : plus vous savez très tôt combien vous souhaitez dépenser, mieux c’est. Prévoyez ensuite une marge supplémentaire d’environ 10%. En effet, les choses changent constamment et vous devriez pouvoir être en mesure de faire face à des dépenses imprévues. Une fois que vous avez un budget, il est essentiel de savoir où allouer la plupart de vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus d'argent pour des décorations sophistiquées que pour une équipe technique qualifiée ou des conférenciers, votre événement pourrait manquer de substance.
De plus, ne lésinez pas sur le cocktail et tenez compte des éventuelles exigences alimentaires particulières. Bien que cela puisse ne pas sembler aussi important que d'autres aspects de la planification de votre événement, le public pardonne plus les faux pas lorsqu'il n'a pas faim ou soif. Une budgétisation efficace signifie également dépenser de l'argent intentionnellement et stratégiquement. L'un des meilleurs moyens d'allouer correctement vos dépenses est d'être au courant des tendances de l'industrie de l'événementiel et de comprendre quels sont les meilleurs investissements à faire.
Etablissement d’un calendrier de projet cohérent
La conception de l'événement digital vous oblige à suivre un large éventail de tâches. La création d’une liste de contrôle peut être d’une aide précieuse. Il existe différents types outils à la pointe de la technologie permettant la rationalisation et la simplification de dizaines, voire de centaines de petits détails. La liste de contrôle vous servira tout au long du processus de planification. Décomposer les tâches de cette manière aide votre équipe à prévoir le calendrier des jalons que vous devez cibler.
Pour garder votre liste de contrôle sur la bonne voie, vous avez la possibilité de créer une feuille de calcul et utiliser des onglets individuels pour chaque catégorie d'événement, comme le lieu, les conférenciers, le calendrier, l'ordre du jour et les voyages. De cette façon, vous pouvez lister chaque activité ou tâche, les personnes responsables de chaque partie du processus et toutes les échéances pertinentes.
Vous n’avez pas forcément à finaliser votre calendrier avant de commencer à promouvoir l'événement. Vous pouvez apporter des modifications à l'horaire en pleine campagne de communication événementielle, même si les inscriptions commencent à se développer.