La gestion d'une copropriété implique des tâches variées qui ne peuvent pas être confiée à la même personne. Pourtant, dans l'imaginaire collectif, celui qui s'occupe de toutes les procédures administratives et juridiques du bâtiment, sans oublier le rôle d'intermédiaire qu'il joue entre les copropriétaires est : le gestionnaire de copropriété. Dans cet article, nous vous présentons les missions du gestionnaire, du comptable et de l'assistant de copropriété, tout en vous expliquons dans quelles mesures ces métiers sont complémentaires.
Gestionnaire de copropriété : le chef d'orchestre de la copropriété
Le gestionnaire de copropriété doit fournir un travail essentiel au sein d'un bâtiment. Au même titre qu'un responsable administratif dans une entreprise, il doit veiller à ce que la construction reste en bon état le plus longtemps possible et que les procédures officielles soient effectuées conformément à la loi. Attention ! Son rôle est de simplifier les missions administratives et non de se substituer aux administrateurs. Il doit donc leur préparer le terrain pour leur permettre d'appliquer leur pouvoir décisionnel dans les meilleures conditions. Certains l'appellent « chef d'orchestre » puisqu'il est amené à placer son savoir et son savoir-faire au profit des copropriétaires.
Il est à noter qu'il n'y a aucun texte de loi indiquant les missions qui doivent être accomplies par un gestionnaire. Ce dernier reçoit son mandat du conseil administratif à travers lequel il découvre s'il a été désigné pour gérer une partie ou la totalité des obligations de copropriété. En règle générale, il doit :
- assister et conseiller les administrateurs ;
- garantir le bon fonctionnement du syndicat ;
- veiller à l'exécution des décisions prises par le conseil d'administration ;
- faciliter la vie des copropriétaires ;
- prendre soin de la bâtisse.
Le comptable de copropriété : le responsable financier
Les missions assignées aux comptables de copropriété diffèrent de celles des gestionnaires de copropriété. Comme son nom l'indique, le comptable s'occupe de la comptabilité, ce qui fait de lui le responsable financier de l'immeuble. Il établit les documents administratifs, enregistre les opérations comptables, effectue le suivi, s'occupe du recouvrement, etc.
Les tâches qui lui sont confiées sont très variées. Bien plus qu'un expert des chiffres, il a aussi pour rôle de prendre en charge la gestion administrative et financière, à savoir :
- La tenue des comptes qui consiste à enregistrer les opérations courantes ;
- L'encaissement des charges de copropriété ;
- Le paiement des fournisseurs ;
- Le suivi des transactions immobilières en présentant les informations requises pour une mutation immobilière ;
- La gestion des financiers…
La saisie des opérations comptables est une goutte dans l'océan du travail qui lui est réclamé. Il devient le représentant du service recouvrement et tente de récupérer les créances. En cas de contentieux, il prévient les copropriétaires avant le recours en justice et leur propose plusieurs solutions pour régler leurs dettes à l'amiable.
Sa participation à l'élaboration du budget de copropriété n'est pas négligeable. Il doit s'assurer que les prévisions budgétaires sont en phase avec les besoins du bâtiment, sachant qu'il s'agit là d'une ligne directrice permettant d'orienter les dépenses de l'année suivante.
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Assistant de copropriété : le secrétaire de la copropriété
L'assistant de copropriété assiste le gestionnaire et facilite son travail. Ce métier est tout récent, puisqu'il est apparu en réponse aux nouvelles règles de copropriété. Mais il connait une popularité grandissante. En effet, la gestion d'un immeuble requiert de plus en plus de compétences surtout pour la gestion locative.
Les assistants collaborent avec les gestionnaires de copropriété. Ils doivent tout mettre en œuvre pour appliquer les décisions prises par le syndicat et aider le gestionnaire à effectuer le travail administratif qui lui est confié. Il convient aussi de souligner que certaines missions concernent la gestion de copropriété à proprement parler, notamment la gestion des affaires quotidiennes des copropriétaires comme :
- le traitement du courrier ;
- la gestion des appels téléphoniques ;
- la convocation des participants à l'assemblée générale ;
- la gestion des dossiers d'assurance ;
- le suivi des contentieux.
L'assistant doit également planifier et gérer des interventions à l'extérieur de l'immeuble comme la prise en charge des travaux par exemple. C'est lui qui contacte les artisans, fixe des rendez-vous avec les réparateurs, garantit le bon déroulement du chantier. Il joue le rôle de secrétaire et s'occupe aussi des demandes de devis. Notez que l'assistant est en droit de gérer plusieurs copropriétés, à condition d'accomplir son rôle avec équité et de garantir que les besoins de tous les copropriétaires soient satisfaits.
À savoir : C'est au notaire ou au syndic, et non à l'assistant, d'immatriculer une copropriété !