Vous êtes dirigeant d'une entreprise et certains de vos collaborateurs sont amenés à se déplacer régulièrement pour des missions ? Une telle activité générera bien évidemment des frais qu'il vous faudra prendre en charge. Deux options s'offrent alors à vous. Les salariés peuvent avancer les sommes nécessaires avant d'être remboursés par l'entreprise. Vous pouvez également faire le choix de les doter d'une carte essence pro. Vous découvrirez ci-dessous une description plus détaillée de ces deux solutions ainsi que leurs points forts et faiblesses.
Qu'est-ce qu'une carte carburant ?
Cette solution se destine exclusivement aux professionnels. Les entreprises vont alors doter les salariés en déplacement d'une carte. Cette dernière permettra alors de régler les dépenses occasionnées par la mission. Son fonctionnement est très simple. Lors d'un achat de carburant, il suffira au possesseur de l'insérer dans la borne adéquate avant de taper son code confidentiel. La facture sera alors instantanément réglée, sans même que le salarié n'ait eu à avancer l'argent. En plus de ce code confidentiel, les données stockées sur la bande magnétique de la carte disposent d'autres systèmes de sécurité.
Vous aimeriez en savoir plus au sujet de la carte carburant pro ? N'hésitez pas alors à suivre ce lien ! Vous y découvrirez une solution, souple et performante, adaptée à toutes les entreprises (artisan, TPE, PME ou les grands groupes).
Quels en sont les avantages et les inconvénients ?
Les avantages d'une telle carte sont multiples. Du point de vue du salarié, elle évite d'impacter le compte personnel. Il n'est pas rare que plusieurs jours soient en effet nécessaires à l'entreprise pour rembourser les frais de déplacement professionnels. Ce laps de temps pourra alors engendrer des défauts de paiement et donc des éventuelles pénalités bancaires pour le salarié. L'employé s'évitera également la rédaction des notes de frais, une activité chronophage sans grand intérêt pour le business. Veuillez de plus noter qu'une telle carte ne se limite pas uniquement à l'approvisionnement en carburant. Elle donne aussi accès à de multiples services comme le paiement des frais de parking et de péage, l'achat dans les boutiques des stations-services, l'entretien du véhicule, etc.
L'employeur y trouvera lui aussi son compte. Sa gestion en sera grandement simplifiée. Il n'aura, par exemple, plus à courir après les notes de frais. Toutes les informations émanant des cartes carburant en circulation seront en effet centralisées dans un fichier informatique sécurisé. Tous les calculs pourront alors être automatisés. Vous n'aurez donc plus à vous arracher les cheveux pour estimer la TVA ou la TICPE ! Grâce à la carte, il deviendra aussi possible de limiter les dépenses en fixant des plafonds à distance.
Vous comprenez désormais mieux pourquoi les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser une carte essence pour professionnel !
Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?
Ce système repose sur un principe simple. Le salarié en déplacement va alors s'acquitter, sur ses fonds personnels, du règlement des différents frais liés à sa mission. Il fournira ensuite à son employeur les justificatifs nécessaires à son remboursement par l'entreprise. Les indemnités kilométriques ne sont pas déterminées au hasard. Elles doivent être conformes à un barème établi par l'administration fiscale. Celui-ci varie en fonction de la distance parcourue, du type de véhicule, de sa puissance ou du type de carburant.
Aucun remboursement ne sera possible sans la fourniture des justificatifs obligatoires. La nature professionnelle de chaque déplacement devra également être prouvée en cas de contrôle. Les véhicules utilisés dans ce cadre ne pourront pas être immatriculés au nom de l'entreprise. Bien évidemment, les déplacements "domicile-lieu de travail habituel" ne sont pas concernés par ce dispositif. Les salariés concernés déduiront de tels frais dans leur déclaration de revenus. Pour avoir une vision complète du sujet, veuillez enfin noter que le remboursement des frais kilométrique, lui, n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu.
Les limites de ce système
Vous auriez sans doute déjà compris qu'un tel fonctionnement est lourd pour une société. Il implique en effet une gestion minutieuse ainsi qu'une vérification de toutes les pièces justificatives fournies. Gardez bien en tête que ces documents pourront être exigés en cas de contrôle par l'URSSAF (union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales). Ces derniers sont fréquents et, en cas d'anomalies, les sanctions peuvent être lourdes pour les fraudeurs !
Le remboursement classique a également l'inconvénient d'écarter certains types de dépenses. Il sera par exemple difficile de vous faire rembourser une lourde facture de réparation automobile. Il n'est pas rare pourtant que de tels cas se produisent lors d'un déplacement professionnel !